Contexto & Objetivo
Hoje a Agenda Edu já utiliza WhatsApp como canal de comunicação (captação, retenção e avisos internos). Esta entrega adiciona notificações automáticas de pagamento pelo WhatsApp para complementar esse produto, além de aumentar a visualização dos lembretes, melhorar conversão de pagamento e reduzir trabalho manual das escolas.
Objetivo do produto
- Oferecer mais um canal (complementar a e‑mail e app) para notificar famílias sobre cobranças, com link de pagamento e configurações personalizadas por produto.
- Cobranças Únicas;
- Shop
- Recorrência
- Remessa e Retorno
Problemas atuais
- Famílias esquecem de pagar (perdem e‑mails/push).
- Escolas enviam links manualmente em conversas caóticas de WhatsApp.
Proposta -
- Régua automática de mensagens com templates fixos contendo variáveis (responsável, título da cobrança, valor, etc.) e link de pagamento que direciona ao app ou ao checkout web.
Regras de Negócio
A funcionalidade de notificações de cobrança via WhatsApp permite que as escolas personalizem como e quando as mensagens de cobrança serão enviadas aos responsáveis financeiros. Essa personalização é realizada por meio de réguas de disparo, que determinam quais tipos de cobrança serão notificadas e em quais momentos.
Para garantir que a funcionalidade atenda às necessidades específicas da escola, o sistema oferece flexibilidade para configurar as mensagens de acordo com o produto. Cada tipo de cobrança tem sua própria régua de disparo, que pode ser ajustada para enviar mensagens em momentos cruciais, como a criação da cobrança, vencimento ou atraso no pagamento.
A seguir, descrevemos as réguas de disparo para os diferentes tipos de cobrança: Cobranças Únicas, Cobranças Recorrentes e Shop.
Régua de Disparo - Cobranças Únicas e Recorrência
- No dia do disparo da cobrança: Quando uma nova cobrança é disparada, uma mensagem de notificação será enviada imediatamente. O objetivo dessa mensagem é informar ao responsável que uma nova cobrança foi gerada e está disponível para pagamento.
- No dia do vencimento do desconto: Se configurado, no dia do vencimento do desconto de pontualidade, será enviada uma mensagem para alertar o responsável sobre o último dia para aproveitar o desconto.
- No dia do vencimento da cobrança: No dia do vencimento da cobrança, uma mensagem será enviada para lembrar o responsável que a cobrança vence naquele dia.
- Um dia após o vencimento da cobrança: Se o pagamento não for realizado até o vencimento, uma segunda mensagem será disparada um dia após o vencimento, informando que a cobrança está em atraso.
Régua de Disparo - Shop
- Disparo de nova oferta: Quando uma nova oferta no Shop é criada, uma mensagem será enviada automaticamente para o responsável financeiro, informando sobre a oferta disponível para compra, com os detalhes e o link de pagamento.
- Vencimento do pedido: Quando uma oferta do Shop estiver prestes a expirar, será enviada uma mensagem de notificação para o responsável financeiro, alertando sobre o prazo final da oferta.
Régua de Disparo - Remessa e Retorno
- No dia do vencimento do desconto: Se configurado, no dia do vencimento do desconto de pontualidade, será enviada uma mensagem para alertar o responsável sobre o último dia para aproveitar o desconto.
- No dia do vencimento da cobrança: No dia do vencimento da cobrança, uma mensagem será enviada para lembrar o responsável que a cobrança vence naquele dia.
- Um dia após o vencimento da cobrança: Se o pagamento não for realizado até o vencimento, uma segunda mensagem será disparada um dia após o vencimento, informando que a cobrança está em atraso.
⚠️ Atenção — Mensagem de criação da cobrança
Não existe disparo de mensagem na criação da cobrança para Remessa e Retorno..
⚠️ Atenção — Nome do aluno na mensagem
Cobranças de Remessa e Retorno não possuem vínculo com aluno.
Por esse motivo, as mensagens de Remessa e Retorno não incluem o nome do aluno no conteúdo enviado via WhatsApp.
Requisitos para Habilitação do Produto
- WhatsApp Business Ativo: A escola deve ter um número de WhatsApp Business ativo. Esse número será utilizado para enviar as notificações de cobrança via WhatsApp.
Caso a escola já use o WhatsApp para outros fins (como captação ou comunicação), será necessário contratar um novo número exclusivo para as notificações de pagamento. A funcionalidade de pagamento não pode ser habilitada no número já em uso.
- Pacote de Mensagens: A escola deve contratar um pacote de mensagens com a Agenda Edu, que será utilizado para as notificações via WhatsApp. Esse pacote de mensagens será compartilhado entre todos os produtos de WhatsApp que a escola utilizar: captação, comunicação geral e notificação de pagamento..
Caso a escola utilize todos os produtos de WhatsApp (captação, comunicação e pagamento), o pacote de mensagens contratado deve ser suficiente para cobrir os três tipos de uso.
Fluxo de Implantação – Passo a Passo
Este fluxo detalha todas as etapas necessárias para implantar a funcionalidade de notificações de cobrança via WhatsApp para as escolas. Ele garante que todas as configurações sejam feitas corretamente, para que o sistema funcione conforme esperado.
Passo 1: Obtenção de Informações da Escola
Antes de iniciar a implantação, é importante que o time de implantação colete as seguintes informações da escola para garantir que a configuração seja feita corretamente:
- Número de WhatsApp Business:
- Verifique com a escola se ela já possui um número de WhatsApp Business ou se será necessário registrar um novo número.
- Importante: O número de WhatsApp precisa ser exclusivo para as notificações de pagamento. Não pode ser o mesmo número utilizado para captação ou comunicação geral.
- Pacote de Mensagens Contratado:
- Confirme que a escola contratou o pacote de mensagens com a Agenda Edu para garantir que o sistema tenha a quantidade de mensagens necessárias para o envio das notificações de cobrança.
- Caso a escola utilize todos os produtos de WhatsApp (captação, comunicação e pagamento), o pacote de mensagens precisa ser suficiente para cobrir todos esses usos.
Passo 2: Cadastro do Número de WhatsApp na SURI
- Acesse a plataforma SURI:
- Navegue até Configurações → Geral → Canais na plataforma SURI.
- Criação do Canal:
- Clique no botão "Adicionar Canal" e preencha o formulário de criação do canal.
- Selecione o canal WhatsApp.
- O provedor sempre será Suri.
- Nome do Canal:
default_payments_notifications.
- Clique no botão "Adicionar Canal" e preencha o formulário de criação do canal.
Importante: Se o nome não for inserido corretamente, o fluxo de disparo não funcionará.
- Cadastro do Número:
- Após preencher as informações, cadastre o número de WhatsApp da escola..
- Finalizar Cadastro:
- Complete o processo de cadastro e o Passo 2 será concluído. Certifique-se de que o canal de WhatsApp esteja pronto para ser usado.
Passo 3: Configuração do Canal de WhatsApp na Plataforma Equips
Agora, vamos configurar a integração entre a plataforma Equipe e a plataforma SURI para garantir que as mensagens de cobrança sejam disparadas corretamente.
- Identificar a Escola:
- Acesse a plataforma Equips e localize a escola que você deseja configurar.
- Vá até Configurações → Integrações.
- Habilitar a Integração com WhatsApp:
- Dentro da seção Integrações, habilite a opção WhatsApp SURI.
- Isso criará uma nova aba nas configurações da escola, chamada WhatsApp.
- Inserção das Credenciais da SURI:
- Dentro da nova aba WhatsApp, clique no ícone de lápis para editar.
- Preencha as informações necessárias: Identificador, Token e Endpoint (essas informações são fornecidas pela plataforma SURI).
- Essas credenciais são essenciais para permitir que o sistema envie as notificações de cobrança via WhatsApp.
- Importante: As credenciais podem ser obtidas na plataforma SURI, indo até Configurações → Geral → Geral, onde as informações estarão disponíveis para copiar e colar na plataforma Equips.
- Sincronização dos Canais:
- Após inserir as credenciais, sincronize os canais para garantir que o número de WhatsApp da escola esteja corretamente vinculado à plataforma.
- Importante: Caso o canal de WhatsApp registrado na SURI não apareça na plataforma Equips, clique no botão “Sincronizar Canais” para garantir que a sincronização aconteça corretamente.
Passo 4: Configuração do Canal de Pagamento via WhatsApp
Com a integração do número de WhatsApp configurada, agora é necessário configurar a funcionalidade de envio de cobranças via WhatsApp dentro da plataforma Equipe.
- Configuração da Escola no Equips:
- No painel de Configurações da escola dentro do Equipea, vá até a seção Pagamentos.
- Selecione Configurações e habilite a opção Envio de cobrança via WhatsApp.
Após habilitar essa opção, os disparos ainda não acontecerão, pois a escola precisa configurar os produtos e as regras de notificação que deseja enviar.
Passo 5: Configuração dos Produtos e Regras de Notificação
A última etapa envolve a configuração dos produtos e das regras de notificação para garantir que as cobranças sejam disparadas conforme as preferências da escola.
- Seleção dos Produtos:
- A escola deve selecionar quais produtos deseja configurar para o envio de notificações via WhatsApp. A escolha pode incluir:
- Cobranças Únicas
- Cobranças Recorrentes
- Shop
- Remessa e Retorno
- A escola deve selecionar quais produtos deseja configurar para o envio de notificações via WhatsApp. A escolha pode incluir:
- Configuração das Regras de Notificação:
- A escola também deve configurar quais eventos (como criação de cobrança, vencimento, pós-vencimento, etc.) devem disparar as notificações. Cada tipo de cobrança terá diferentes opções de regras de disparo.
Como Funciona a Configuração da Régua de Disparo
As escolas podem personalizar a régua de disparo de acordo com o produto que estão utilizando. A personalização permite que as escolas escolham em quais eventos as notificações serão enviadas, como criação da cobrança, vencimento e atraso. Isso garante que a comunicação seja adaptada à estratégia de pagamento da escola, respeitando a flexibilidade que cada instituição necessita.
Destaques e Observações
- Só é feito o disparo para responsáveis com telefone válido e com WhatsApp. Em caso de ausências o envio não será feito, logo, não contam consumo.
- Clientes que operação via integração devem manter o contato atualizado em seu ERP, caso contrário, os envios não acontecerão.
Limitações do Produto
Embora as notificações de cobrança via WhatsApp tragam muitas vantagens, existem algumas limitações que as escolas e os times internos precisam ter em mente. A seguir, descrevemos as principais limitações que fazem parte dessa entrega:
Limitações na Personalização das Mensagens
- Templates Fixos: As mensagens enviadas para o WhatsApp são baseadas em templates fixos e não podem ser personalizadas pelas escolas.
Respostas Receptivas Não Habilitadas
- Respostas Não São Permitidas: O fluxo atual de mensagens de cobrança via WhatsApp não permite que os responsáveis financeiros respondam diretamente às mensagens de cobrança. Se o responsável enviar uma mensagem, ele não receberá uma resposta da escola.
Limitações no Controle de Envio de Notificação por Produto
- Envio Automático e Obrigatório: As notificações via WhatsApp são configuradas para disparar automaticamente de acordo com as réguas de disparo. No entanto, atualmente, a escola não tem a opção de selecionar individualmente quais cobranças ou produtos irão gerar notificação via WhatsApp.
- Exemplo: A escola pode configurar a notificação para todas as cobranças de mensalidade, mas não pode decidir, por exemplo, que somente a cobrança de material didático seja notificada via WhatsApp.
Limitação na Configuração de Horários de Envio
- Horários Fixos de Envio: As notificações de cobrança via WhatsApp são enviadas em horários fixos, geralmente às 10:00, para garantir uma distribuição consistente das mensagens. Não há atualmente uma opção para a escola configurar horários diferentes para o envio das mensagens de acordo com a sua preferência.
Visualização dos Disparos
- Gestão de mensagens indiponíveis: Atualmente, as escolas não terão acesso direto à visualização das notificações de cobrança enviadas via WhatsApp dentro da plataforma. Isso significa que a escola não poderá acompanhar em tempo real as mensagens que foram disparadas para os responsáveis financeiros.
Caso a escola precise de relatórios sobre as mensagens enviadas, como por exemplo, quantas mensagens foram disparadas, ela precisará solicitar isso diretamente ao time de produto...
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